Escritorio Virtual, un sistema completo para gestionar correspondencia institucional

Lunes 13 de febrero de 2017

A partir del 30 de noviembre de 2016, el Sistema de Correspondencia Escritorio Virtual se encuentra disponible con acceso irrestricto en el Repositorio Estatal de Software Libre que administra la ADSIB.

Este software permite gestionar correspondencia externa e interna, adjuntar la digitalización del documento, generar hojas de ruta interna y externa, hacer seguimiento, reportes, almacenamiento de carpetas virtuales, generar cites para documentos internos, desarchivo de hojas de ruta, observar hojas de ruta respecto a documentación faltante, derivar con copia, etc.

Vínculo a ficha técnica
https://softwarelibre.gob.bo/sistema_descripcion.php?codigo_enviar=yBeJSJMityXIO5M+YICxVITi0gZgufxhZwhN81yC5z814l4g35621al.

Vínculo a código fuente en gitlab
https://gitlab.softwarelibre.gob.bo/adsib/ev.

Objetivo
Realizar el seguimiento de correspondencia interna y externa dentro de la institución.

Funcionalidades
El sistema consta de dos partes, una administrativa y otra operativa, ambas tienen roles específicos que hacen que el funcionamiento sea óptimo y se acomode a cualquier institución.

  • En la parte administrativa existen los siguientes procesos:
  • Creación de usuario y cargos según el rol dentro de la institución, discriminando usuarios de recepción de correspondencia y usuarios normales. Además de los respectivos procesos de altas, bajas y modificación.
  • Opción de liberar usuarios en caso de cambio de personal o reestructuración de la institución.
  • Creación de departamentos, unidades, jefaturas, etc., según la estructura organizacional.
  • Creación de tipos de documentos internos como ser informes, memorándums, circulares, etc.
  • Cargado del logotipo institucional e información de la institución.
  • Derivaciones personalizadas entre diferentes unidades y empleados, para correspondencia interna y externa.

La parte operativa es la que utiliza el usuario final y tiene los siguientes procesos:

  • Generación de hojas de ruta externa, realizada por el personal de recepción de correspondencia.
  • Generación de hojas de ruta interna.
  • Digitalización de la documentación y adjuntar a la correspondencia recibida.
  • Seguimiento a hojas de ruta interna y externa dentro de la institución.
  • Reporte de correspondencia según intervalos de fechas y criterios de búsqueda ya establecidos.
  • Generación de números de tipos de documentos internos (Informe, Memorándums, etc.)
  • Derivación de correspondencia, sea interna o externa.
  • Creación de carpetas virtuales.
  • Terminar y archivar correspondencia interna y externa.
  • Archivar y responder correspondencia con tipos de documentos internos.
  • Generar y hacer seguimiento de correlativos de documentos externos (cartas) hacia el exterior de la institución.

Documentación disponible
Manual de administración y operación, Manual de usuario

Especificaciones generales

Titular ADSIB
Tipo Seguimiento de trámites
Autor José Luis Machicado Moya, Juan de la Cruz Coronel Lecoña, René Cayo Acuña
Inicio de desarrollo 2011-01-03
Conclusión de desarrollo 2013-12-31
Versión 2.0

Especificaciones técnicas

Sistema Operativo GNU/Linux
Lenguaje de Programación Php
Base de datos Mysql
Dependencias TCPDF